Van Lead tot Factuur: De Complete BouwRegie Lifecycle
BouwRegie is ontworpen rondom de werkelijke dagelijkse praktijk van het moderne bouwbedrijf. Waar traditionele softwarepakketten bestaan uit losse eilandjes (apart CRM, losse calculatiesoftware, losse planning en een apart facturatieprogramma), biedt BouwRegie één centrale, ononderbroken keten waarin gegevens nooit opnieuw hoeven te worden ingevoerd.
De 7 Fases in de BouwRegie Keten
De BouwRegie Procesketen in 7 Stappen
Van de eerste aanvraag van een klant tot de uiteindelijke betaling en financiële afhandeling: BouwRegie koppelt kantoor, werkplaats en bouwplaats naadloos aan elkaar.
| Fase | Activiteit | Betrokken Module | Direct Resultaat |
|---|---|---|---|
| 1 | Lead & Klantcontact | CRM & Relaties | Genormaliseerde klant- en adresgegevens (Google Places) |
| 2 | Opname op Locatie | Opnames (Room-First) | Ruimtes, maten, gebreken en foto's direct vastgelegd |
| 3 | Calculatie & Offerte | Offertes & Calculatie | Vaste marges, standaardvoorwaarden & digitaal accorderen |
| 4 | Project & Werkvoorbereiding | Projecten & Werkbonnen | Wkb-kwaliteitsdossier & dynamisch termijnschema aangemaakt |
| 5 | Planning & Buitenploeg | Matrix & Mobiele Dagkaart | Werkbonnen en uren direct op de smartphone van de vakman |
| 6 | Uitvoering & Inkoop | Uren & Inkoopfacturen | Geregistreerde uren, bonnen en 45% WKA G-rekening splitsing |
| 7 | Facturatie & Koppeling | Termijnfacturen | Deelbetalingen, betalingsherinneringen en WeFact export |
Fase 1: Lead & CRM Intake
Elk project start met een aanvraag. In de CRM-module registreer je de potentiële opdrachtgever. Dankzij de Single Source of Truth (SSOT) architectuur en Google Places koppeling worden adresgegevens en contactgegevens direct genormaliseerd.
- Particuliere of zakelijke relatie.
- Direct gekoppeld aan de juiste factuur- en bezoekadressen.
- Historisch klantdossier met alle eerdere projecten en correspondentie.
Fase 2: Opname & Inmeting op Locatie (Room-First)
Een werkvoorbereider of opzichter bezoekt het projectadres. Gewapend met een smartphone of tablet opent hij de Opnames & Inmetingen module:
- Room-First indeling: De opzichter kiest eerst de ruimte (bijv. 'Achtergevel uitbouw', 'Badkamer 1e verdieping', 'Keuken').
- Foto's maken: Foto's worden direct gemaakt via de smartphonecamera en automatisch opgeslagen onder de geselecteerde ruimte.
- Maten en werkposten: Afmetingen, hoeveelheden (m², m¹, stuks) en specifieke constructieve opmerkingen worden genoteerd.
Fase 3: Calculatie, Offerte & Publiek Accorderen
Met één druk op de knop converteert BouwRegie de opnameposten naar een gedetailleerde Offertecalculatie:
- Calculatieregels worden uitgesplitst in Arbeid, Materiaal, Materieel en Onderaanneming.
- Opslagpercentages voor algemene kosten, winst en risico worden dynamisch berekend.
- De aannemer koppelt de standaard offertevoorwaarden en betalingscondities.
- De offerte wordt verzonden naar de klant met een beveiligde publieke link.
- Digitaal accorderen: De klant ondertekent direct op scherm (touchscreen of muis). Zowel klant als aannemer ontvangen per omgaande het getekende PDF-document.
Fase 4: Werkvoorbereiding, Inkoop & Planning
Zodra de offerte is geaccordeerd, transformeert BouwRegie de offerte automatisch naar een actief Project:
- Alle calculatieregels worden de basis voor de budget- en nacalculatiebewaking.
- Er wordt een termijnschema gegenereerd (bijvoorbeeld 30% bij start, 30% bij wind- en waterdicht, 30% bij stucwerk, 10% bij oplevering).
- De planner opent de Desktop Planner Matrix en wijst personeel en materieel toe.
Fase 5: Uitvoering & Mobiele Dagkaarten
Op de bouwplaats opent de vakman zijn smartphone:
- Via de Mobiele Dagkaart (
/schedule/my) ziet de vakman direct waar hij verwacht wordt, inclusief navigatielink en werkinstructies. - Uren worden direct geboekt op het juiste project.
- Foto's voor het Wkb-dossier (Wet kwaliteitsborging voor het bouwen) worden gemaakt en gecategoriseerd (Voor aanvang, Tijdens werkzaamheden, Oplevering).
Fase 6: Inkoop, Bonnetjes & Kostenbeheersing
Tijdens de bouw worden kosten continu geregistreerd:
- Inkoopfacturen: Worden geüpload als PDF/UBL en gekoppeld aan het project. De software controleert automatisch de WKA-ketenaansprakelijkheid en splitst het loonkostenbedrag naar de G-rekening.
- Bonnetjes: Uitgaven bij de groothandel of bouwmarkt worden direct via de mobiele camera geüpload en geboekt.
- Nacalculatie: De projectleider ziet op elk moment of het project nog binnen budget draait.
Fase 7: Facturatie, Betaling & Boekhouding
Facturatie verloopt conform de afspraken:
- Termijnfacturen worden automatisch klaargezet zodra een mijlpaal is bereikt.
- De factuur bevat een iDEAL betaallink en wordt optioneel verzonden via UBL / Peppol.
- WeFact Hub: Binnen enkele seconden staat de factuur en de klantstatus synchroon in WeFact.nl voor de accountant.
- Fiscale verantwoording: Btw-aangifte rubrieken worden realtime bijgewerkt (inclusief btw-verlegd regelingen).