Inkoopfacturen, WKA & SEPA Betaalbatches

De inkoopmodule automatiseert de verwerking van inkomende facturen van leveranciers en onderaannemers, inclusief geavanceerde ondersteuning voor de Wet Ketenaansprakelijkheid (WKA), automatische G-rekening splitsing (standaard 45%) en SEPA Pain.001.001.03 betaalbatch generatie.

---

Digitale Factuurverwerking & OCR

1. Upload via Drag-and-Drop: Sleep een PDF-factuur direct in het splitscreen invoerscherm.
2. Automatische Tekst- & Veldherkenning: Herkent leverancier, factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum, btw-bedragen en btw-tarieven (21%, 9%, 0% of Btw Verlegd).
3. Smart CRM Matching: Matcht de crediteur automatisch op KvK-nummer, IBAN of bedrijfsnaam. Nieuwe crediteuren kunnen met één klik worden geregistreerd in het CRM.
4. Projectkoppeling: Koppel facturen direct aan lopende bouwprojecten voor real-time nacalculatie en budgetbewaking.

---

WKA & G-rekening Vrijwaring (45% Splitsing)

Wat is de Wet Ketenaansprakelijkheid (WKA)?

Bij het inschakelen van onderaannemers voor bouw- en montagewerkzaamheden is de hoofdaannemer conform artikel 35 van de Invorderingswet 1990 hoofdelijk aansprakelijk voor de loonheffingen en btw die de onderaannemer verschuldigd is. Indien de onderaannemer in gebreke blijft, kan de Belastingdienst deze heffingen verhalen op de hoofdaannemer.

Fiscale Vrijwaring via de G-rekening

Om ketenaansprakelijkheid te voorkomen, stort de hoofdaannemer het geschatte loonkostendeel op de geblokkeerde rekening (G-rekening) van de onderaannemer. Geld op deze rekening kan uitsluitend worden aangewend voor afdrachten aan de Belastingdienst. Storting op een geverifieerde G-rekening vrijwaart de hoofdaannemer tot het gestorte bedrag.

Automatische 45% / 55% Splitsing in BouwRegie

• Onderaannemer / WKA Vlag: Bij het selecteren van een relatie die is gemarkeerd als onderaannemer of beschikt over een G-rekening, activeert het systeem automatisch de WKA-beveiliging.
• Standaard 45% naar G-rekening: 45% van het factuurbedrag (het gebruikelijke forfaitaire loonbestanddeel in de bouw) wordt gereserveerd voor de G-rekening.
• 55% Restant naar Zakelijke IBAN: Het restant (55%, bestemd voor materialen, materieel en winstopslag) wordt overgemaakt naar de reguliere zakelijke IBAN van de onderaannemer.
• Handmatige Overschrijving: Indien de aannemingsovereenkomst een afwijkende loonsom hanteert (bijv. 35% of 60%), kan de aannemer het percentage of het exacte bedrag handmatig aanpassen. Het restantbedrag berekent het systeem direct real-time bij.

---

SEPA Pain.001.001.03 XML Betaalbatch Generatie

Met BouwRegie hoeft u facturen en WKA-splitsingen nooit meer handmatig over te typen in uw bankierenomgeving.

Hoe werkt de SEPA-export?

1. Facturen Selecteren: Vink in het inkoopfacturenoverzicht (/purchase-invoices) de gewenste goedgekeurde of openstaande facturen aan.
2. Batch Genereren: Klik op de knop [💳 Genereer SEPA Betaalbatch (Pain.001)].
3. Automatische Dubbele Transacties voor WKA:
   • Facturen met een WKA-splitsing resulteren automatisch in twee afzonderlijke transacties binnen het SEPA-bestand:
     • Transactie 1 (Regulier): Restbedrag (55%) naar de reguliere IBAN met omschrijving Factuur {nummer} [Regulier].
     • Transactie 2 (G-rekening): Loonkostendeel (45%) naar de geblokkeerde G-rekening met omschrijving Factuur {nummer} [G-Rekening 45%].
   • Reguliere facturen zonder WKA worden als één transactie opgenomen voor het volledige factuurbedrag.
4. Strikte ISO 20022 Validatie:
   • Het XML-bestand voldoet aan de officiële ISO 20022 specificatie urn:iso:std:iso:20022:tech:xsd:pain.001.001.03.
   • Bevat header <GrpHdr> met <MsgId>, <CreDtTm>, controlegetallen <CtrlSum>, debiteurgegevens (<Dbtr> en IBAN/BIC) en de transacties (<CdtTrfTxInf>).
   • Alle IBAN-nummers worden vooraf gecontroleerd via de Mod-97 checksum.
5. Inlezen bij de Bank:
   • Download het gegenereerde XML-bestand.
   • Upload het bestand direct in het zakelijke portaal van ABN AMRO, Rabobank, ING of een andere Europese SEPA-bank onder Betaalbestanden importeren.
   • Na autorisatie met uw bank-token of identifier worden alle betalingen en G-rekeningstortingen in één transactiebatch verwerkt.

---

Betaalbatches Historie & Audit Trail

Onder het tabblad 🏦 SEPA Betaalbatches vindt u het complete overzicht van alle historische betaalbatches:

• Batch Referentie: Unieke identificatie (bijv. BATCH-20261018-XXXX).
• Aanmaakdatum & Tijdstip.
• Aantal Transacties & Totaalbedrag.
• Aangemaakt Door: Gebruiker die de batch heeft gegenereerd.
• Downloadknop: Te allen tijde opnieuw downloaden van het bank-valide XML-bestand.
• Factuurkoppeling: Bij elke inkoopfactuur in het overzicht en op de detailpagina is direct zichtbaar in welke betaalbatch de factuur is meegenomen.